Los departamentos de RR. HH. actuales atraviesan por un proceso de digitalización, gracias a diversas herramientas, como la firma digital. Si bien aún hay empresas que no digitalizan sus procesos de RR. HH. (hasta un 49% según un estudio realizado por PwC y Kariyer.net a 170 personas de 25 sectores distintos), es evidente que la tendencia seguirá y aumentará.
Probablemente, su empresa forme parte de ese porcentaje que aún implementa las distintas herramientas para digitalizar su departamento de RR. HH. Con el fin de ayudarles, les diremos en qué consiste el proceso, por qué deberían recurrir a él y qué herramientas novedosas permiten la digitalización, como la firma digital.
¿En qué consiste la digitalización de RR. HH?
Se trata de la transformación de los procesos del departamento de talento humano para que estén basados en datos y sean automatizados. La digitalización implica despedirse de los métodos de antes y mantenerse abiertos a las ventajas que ofrecen las tecnologías más novedosas. Al pasar por ese tránsito es posible, por ejemplo, conectar a los empleados con la estrategia comercial mediante datos que permitan conocer lo requerido acerca del talento y hacer una toma de decisiones importante de forma oportuna.
La digitalización de los procesos de RR. HH. incrementan el potencial de los trabajadores por medio de tecnologías que permitan gestionar, desarrollar y desplegar el talento con base en habilidad. Es todo un océano de posibilidades que deben aprovechar, especialmente si su competencia directa comienza a tener buenos resultados con su implementación.
Hay varias razones por las que deberían digitalizar su departamento de RR. HH. con sistemas de firma digital y otras tecnologías, entre las que destacan:
Aumenta la satisfacción de los empleados
Automatizar las labores realizadas en el departamento de RR. HH., como las estrategias internas de promoción, asignación de periodos vacacionales, entre otros, beneficia al personal, ya que reduce los errores y permite que este tenga mayor satisfacción en su puesto.
Ahorros de tiempo
Las empresas efectúan muchos trámites que son repetitivos y que pueden automatizarse, por ejemplo, el firmado de documentos. De esta manera, se realizan de forma más fácil y rápida y liberal al personal de RR. HH. de ciertas actividades para que se enfoquen en otras más productivas.
Mejora la organización y orden
La gestión de datos y la organización están entre los mayores desafíos para los departamentos de RR. HH. Mediante la digitalización, todo se mantendrá en orden y se evitarán situaciones en las que se complique el acceso a cierta información o se extravíen documentos específicos.
Facilita el trabajo en equipo
Gracias a la tecnología, pueden romperse las barreras cuando los trabajadores están en otra ubicación. La digitalización permite que el equipo se respalde en herramientas para compartir información y colaborar en diferentes actividades de manera eficiente y sencilla.
¿Qué herramientas permiten digitalizar su departamento de RR. HH.?
Las siguientes herramientas han transformado la manera en que se gestionan los recursos humanos:
Analítica predictiva
El Big Data o HR Analytics permiten efectuar análisis detallados con base en datos y reportes automatizados y visuales para detectar tendencias, hacer cambios en las estrategias, mejorar la toma de decisiones y obtener excelentes resultados.
Herramientas en la nube
Las soluciones de software en la nube vuelven más sencilla la gestión del talento humano y permiten personalizar y sintetizar datos empresariales para metas específicas.
VR
La realidad virtual brinda a los colaboradores experiencias de inmersión lo más realistas posibles y se aplica en varios procesos, como la selección de personal.
Plataformas de e-learning
El personal de cualquier nivel y los colaboradores aprenderán más fácil mediante la red con estas herramientas, que, comúnmente, se usan en PID o planes de formación.
MOOC
Los MOOC o programas virtuales masivos se han diversificado, lo que ha generado nuevos espacios y dinámicas para capacitar a los colaboradores, hacer efectivo el desarrollo de competencias y la adopción de los valores empresariales.
IA
Ofrece soluciones basadas en Big Data altamente fiables en procesos de desarrollo o selección de recursos humanos. De esta manera, reduce hasta un 75% el tiempo que requieren los reclutadores para revisar las solicitudes de empleo.
Sistema de firma electrónica
Los sistemas de firma electrónica permiten que el personal de RR. HH. firme contratos y otros documentos de forma masiva para que lleguen a sus correos electrónicos y pueda firmarlos con solo hacer algunos clics. Evita tomar los documentos, como contratos y almacenarlos en carpetas físicas dentro de las oficinas, lo que consume tiempo y espacio.
Los documentos se almacenan automáticamente en la nube y se puede acceder a ellos a través de un Smartphone. La misma plataforma señala quiénes han firmado y quién no, lo que evita revisiones desgastantes y minuciosas. Pueden firmarse contratos electrónicos, anexos de contrato, informes, reportes de asistencia, solicitudes de vacaciones, entre otros documentos.
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