El mundo no deja de cambiar y demanda a las empresas adaptarse si no desean quedar rezagadas o, en el peor de los casos, quebrar. Entre los cambios más notables, destaca la necesidad de firmar documentos sin importar el sitio o momento. Sería difícil responder adecuadamente a clientes, socios, instituciones o empleados si no dispusiera de tecnologías de firma digital, que son una forma inteligente de gestionar los documentos de forma rápida, cómoda y sin perder tiempo o dinero.

Cada vez más negocios, tanto pequeños como medianos y grandes, recurren a esta tecnología, ya que permite compartir documentos con varios destinatarios a la vez, lo que sería imposible si se trata de grupos grandes. Notifica a los involucrados de transacciones y brinda un método seguro para realizar envíos masivos en corto tiempo. ¿Quieren saber para qué otras funciones se utiliza el envío masivo mediante sistemas de firma digital? Continúen con esta publicación.

¿Para qué se usa la firma digital y el envío masivo?

Sin importar que necesites un método fácil y práctico para que centenares de clientes acepten sus términos o las modificaciones o que requieran que todo su equipo de trabajo autorice una nueva guía laboral, los sistemas de firma digital son una solución libre de complicaciones para las empresas de cualquier sector. Hay varios casos de uso típico, donde una solución electrónica con capacidad de emisión masiva y firma proporcionará muchos beneficios a su empresa, por ejemplo:

Intercambio de documentos con el personal

Cuando los departamentos de RR. HH. requieren emitir paquetes de nuevas prestaciones de manera eficiente o modificaciones en la política laboral desde otro sitio que no sea la oficina (incluso documentos que difieren entre un empleado y otro), el envío masivo de los sistemas de firma se muestra como una solución fácil de personalizar para llegar a los destinatarios, sin importar el número y con solo hacer un clic. Los documentos firmados son enrutados de forma automática hacia el departamento para ser archivados.

Envío de ofertas promocionales

Hay algunas instituciones financieras que buscan promover su alternativa de «pago posterior» para financiar varios productos, por ejemplo, vehículos. Mediante la función de envío masivo, las empresas pueden emitir avisos a los clientes preautorizados para el financiamiento y, de esta manera, notificarles la posibilidad de no hacer el pago del mes en curso.

Los avisos pueden incluir un botón de «Aceptar». Al ser presionado por los clientes, son llevados a un acuerdo para ajustar los pagos del próximo mes. Los documentos completos son después enrutados hacia la empresa financiera para su procesamiento.

Crowdsourcing

Imaginen que una compañía de financiamiento colectivo requiere firmas para el financiamiento de una nueva empresa. Una vez lograda la meta de financiamiento, puede utilizar la función de envío masiva para recoger las firmas electrónicas de los inversionistas y entregar los sobres completados de forma automática a los representantes de la empresa para finalizar el proceso.

Monitoreo de recibos de productos enviados

Las soluciones de envío masivos mediante tecnologías de firmas electrónicas son una excelente opción para empresas que comparten documentos con datos delicados a los empleados (por ejemplo, actualizaciones de los estándares de cumplimiento) o que desean asegurarse de que los destinatarios revisen el contenido, ya que pueden configurarse los tipos de destinatario. De esta manera, es posible monitorear los asociados durante todo el proceso de firma, además identificar la fecha de recepción, visualización y firma de cada documento enviado.

¿Qué documentos y procesos se benefician con una plataforma de firma masiva?

Los negocios de cada mercado han encontrado muchos usos creativos para enviar masivamente con una tecnología de firmas digitales. Los usos más comunes son:

  • Declaraciones de trabajo.
  • Planes anuales de compensación.
  • Documentación de integración para numerosos grupos de trabajadores temporales.
  • Formatos de verificación de pagos.
  • Encuestas y cuestionarios.
  • Papeles para cobrar deudas.
  • Acuerdos para retornar a la oficina tras operar en modalidad a distancia.
  • Actualizaciones del departamento de RR. HH. y de políticas laborales.
  • Archivos para demandas colectivas.
  • Solicitudes de propuestas.
  • Documentos para gestionar las vacunas.
  • Declaraciones laborales.
  • Formatos de consentimiento de pacientes y liberación de datos médicos.
  • Formatos de asociación para arrendatarios y propietarios.

Si necesitan una solución de firmado masivo, opten por el sistema IZY DOCS de IZY TECH. Nuestro sistema permite que una gran cantidad de documentos con distintos niveles de aprobación sean canalizados, almacenados y firmados de forma digital, lo que garantiza el orden, accesibilidad y ahorro de tiempo, sin importar el sitio o dispositivo donde los gestionen. También pueden crear distintos roles de usuario con distintas facultades, además acceso a varias sucursales, firmas de contratos, entre otros.

También permite el firmado masivo de cargas y separar aquellas que aún no se firman completamente por las partes involucradas. Añadan archivos externos con nuestra solución y busquen rápido cualquier documento con nuestra función de búsqueda rápida. Si desean conocer más detalles acerca de nuestra plataforma de firma electrónica, contáctennos. Pidan una cotización o más información a través de la línea 56993256554. Si lo prefieren, envíen un correo a la dirección: ventas@izytech.com.