La pasada crisis sanitaria impactó muy fuerte en el ámbito académico y los centros educativos tuvieron que digitalizar sus procesos para afrontar la situación. Una herramienta que fue de mucha ayuda junto a los softwares de videochat fue la  firma electrónica, que llegó para quedarse y optimizar la eficiencia de la gestión interna de escuelas, especialmente de niveles superiores.

La transformación digital en el ámbito educativo

La digitalización de procesos está en alza en muchos sectores, especialmente en el educativo. Si bien ya era una realidad, avanzaba muy despacio y fue recientemente cuando se volvió parte importante en el ámbito educativo. Cada vez más estudiantes y trabajadores de escuelas de todos los niveles se integran nuevamente a las actividades presenciales, pero es evidente que la digitalización de sus procesos llegó para quedarse.

La mayoría de estudiantes son nativos digitales, por lo que las instituciones educativas intentan adaptarse a la manera en que se desarrollan e interactúan mediante plataformas tecnológicas que satisfagan sus necesidades y optimicen el entorno de aprendizaje. Esto revela que la imagen tradicional del estudiante está en progresiva desaparición y que la nueva modalidad de estudio y trabajo será mixta.

En este contexto, surge la necesidad de crear entornos que combinen la seguridad, servicios y tecnología de manera eficiente y que eliminen las barreras para que el aprendizaje sea efectivo, colaborativo y personalizado. Gracias a la digitalización, las habilidades del personal y estudiantes mejoran notablemente y con un fin común: que el proceso de aprendizaje sea eficiente y llamativo.

La promoción de la digitalización en centros de estudio significa permitir que los alumnos perciban las ventajas de la personalización mediante la elaboración de planes de estudio respaldados en tecnologías como el Big Data o los sistemas de  firma electrónica. Las plataformas digitales tienen efectos muy positivos y poderosos en la educación y rompen cualquier barrera cultural o geográfica. Permiten que todos asistan a sus lecciones y que se produzcan egresados preparados para afrontar los desafíos del mundo globalizado.

Ahora bien, la digitalización no solo impacta en los estudiantes, también en los procesos administrativos. Permite generar espacios adecuados para la atención de alumnos y reducir las cargas administrativas, lo que disminuye los tiempos de espera, costes y errores. Generalmente, las escuelas poseen muchos departamentos y trabajadores, lo que es ventajoso, pero también puede ser una limitante para la coordinación y óptimo funcionamiento de la administración.

La crisis sanitaria reveló los problemas latentes en el exceso de procesos burocráticos tanto para estudiantes como profesores. Afortunadamente, las herramientas digitales mejoran las operaciones básicas de administración, elimina tareas repetitivas y mejora procesos diversos, como la firma y validación de documentos. Han mejorado y facilitado varios trámites, como matriculaciones, titulaciones, contrataciones, intercambios, entre otros, lo que optimizó la administración educativa.

La firma electrónica en el ámbito educativo

Las instituciones educativas (especialmente las de niveles superiores) necesitan gestionar muchos documentos y contratos administrativos que se tienen que firmar diariamente, lo que se vuelve más laborioso y tardado en ciertas épocas, por ejemplo, al inicio del año escolar y en periodos de exámenes.

La  firma electrónica se puede aplicar a muchas situaciones, por ejemplo, para gestiones legales o gestionar contratos y acuerdos comerciales. En el caso de los estudiantes, se puede usar para documentos legales o bancarios por becas, documentos académicos o de prácticas, residencias, intercambios, entre otros. Igualmente, puede utilizarse para labores con el docente, textos de confidencialidad, presupuestos y nóminas, entre otros.

En general, la implementación de la firma digital aporta varios beneficios a las instituciones educativas, como:

Ahorros notables

El sistema de firma disminuye los costes requeridos para la gestión de documentos. Se ahorra notablemente en tinta, papel, mantenimiento de equipos de impresión, suministros de oficina, entre otros productos y actividades.

Simplificación de procedimientos

Usar papel en los procesos de gestión les resta agilidad y los vuelve lentos y genera retrasos en la devolución de documentos firmados, en cambio, se vuelven muy rápidos con el firmado electrónico. Los documentos se pueden firmar de inmediato y el sistema automatiza y simplifica las fases de la gestión de los contratos, como generación, envío, seguimiento, entre otros. De esta manera, minimizan los errores, retratos y pérdidas documentales, debido a que el personal no tendrá que realizar actividades repetitivas y fastidiosas.

Simplificación de documentos para alumnos y docentes

Firmar los documentos desde plataformas electrónicas en el smartphone o computadora requiere solo algunos segundos. Evita que se desplacen únicamente para imprimir, firmar, escanear y enviar los documentos, lo que puede causar retrasos.

Mejora la imagen de la institución

Al utilizar esta solución tecnológica, las instituciones educativas se muestran como organizaciones modernas y vanguardistas. Las plataformas digitales para firmar son ecológicas, ya que evitan usar papel. Al modernizarse, innovar y volver sustentables sus procesos, podrán atraer a más estudiantes, trabajadores, ponentes, entre otros colaboradores.

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